Työjono ja tuotantotilaus

Työjono ja siihen oleellisesti liittyvä tuotantotilaus ovat tuotannonsuunnittelun perusta. Tuotantotilaus eli työkortti, on valmistamisen tai kokoonpanon suunnitelma. Työjono kertoo mitä tuotantotilauksia tehdään ja missä järjestyksessä. Työjonoon voidaan liittää myös muita tietoja helpottamaan tuotannon seurantaa.

Tuotantotilaus eli työkortti kertoo mitä tehdään, milloin tehdään, miten tehdään, mitä tekeminen vaatii ja kuinka suuri osa suunnitellusta työstä on toistaiseksi tehty. Työjono koostuu työkorteista tai työkortteille määritellyistä työvaiheista. Työjonossa kukin työkortin työvaihe voidaan priorisoida ja osoittaa tehtäväksi tuotannon työpisteille tai työntekijöille. Näin useitakin työvaiheita sisältävä työkortti voidaan palastella tehtäväksi järkevästi. Työntekijöiden kannalta oleellisin tieto työjonosta on, mitä työtä tehdään nyt ja mitä tehdään seuraavaksi. Toimiston väen näkökulmasta tärkeintä on usein tietää kuinka paljon nykyisestä työstä on nyt tehty ja kuinka paljon vielä työtä on jäljellä. Työjonon tulee pystyä erottamaan manuaaliset, puoliautomaattiset ja automaattiset työt toisistaan, jotta erilaisten töiden valmistumista voidaan arvioida luotettavammin.

Työt osoitetaan tavallisesti työpisteille tai työntekijöille. Termi ”työpiste” on sikäli hyvä, että sillä voidaan joustavasti viitata yrityksen erilaisiin paikkoihin, joissa tuotantotyötä oikeasti tehdään. Työpiste voi siten olla esimerkiksi ”tuotantosolu1”, ”maalaamo”, ”särmäys”, ”pakkaamo”, ”sorvi5” jne. Näissä tapauksissa ei määritellä suoraan kuka työntekijöistä hoitaa ko. työn. Yrityksessä voi olla tapana, että tietyt henkilöt hoitavat maalaamoa tai sorvia numero 5. Eli töiden osoittaminen onnistuu näppärästi työpisteiden avulla. Tämä on siinäkin mielessä hyvä malli, että työntekijöiden yllättävät poissaolot eivät ”sotke” suunnitelmaa. Varahenkilö voidaan sijoittaa sopivalle työpisteelle tekemään tarvittavia töitä ja työntekijöitä voidaan jopa siirtää joustavasti eri työpisteiden välillä. Toki yritys voisi myös toimia niin, että ”työpisteinä” voitaisiin käyttää nimettyjä työntekijöitä, jolloin työt osoitetaan selkeästi työntekijöille.

Työjono voi näyttää erilaiselta eri työntekijöille

Työjono voi näyttäytyä eri tavoin yrityksen eri työntekijöille. Tuotannon suunnittelija voi määritellä työt ja laittaa ne haluttuun järjestykseen eli hallinnoida työjonoa. Työjonoa voidaan katsoa vaikka gantt-näkymästä, jossa nähdään hyvin visuaalisesti eri töiden arvioitu valmistuminen. Tuotannon puolella sen sijaan voi olla monitorinäkymä, josta nähdään reaaliaikaisesti työjonon tilanne – eli mitä työt ovat nyt työn alla, koska ne valmistuvat ja mikä työ tulee kullekin työpisteelle seuraavaksi. Yksittäiselle työntekijälle voidaan lisäksi tarjota työpistekohtainen näkymä, josta voidaan esimerkiksi kuitata työ aloitetuksi ja lopetetuksi.

Tuotannon kehittäminen

Tuotantoa voidaan ajatella pyramidina, jossa jykevän pohjan muodostavat perustiedot. Eli kun alempi taso on kunnossa, voidaan hyvin kehittää tuotannon toimintaa hyödyntämällä ylemmän tason asioita. Tämän vuoksi kannattaa siis lähteä liikkeelle perustan laittamisesta kuntoon: materiaalien ja työvaiheiden määrittelystä ja sen jälkeen rakennetuotteiden määrittelystä. Sen päälle voidaan lisätä sitten työkortit.

Työjonoihin liittyvät haasteet

Olen käynyt kymmeniä keskusteluja eri yritysten kanssa ja kerännyt tietoa työjonoihin ja tuotannon suunnitteluun liittyvistä haasteista. Yksi yleisimmistä asioista on pienten töiden hallinta. Eli kysymys siitä, miten pitkälle pieniä töitä kannattaa suunnitella ja kannattaako niitä edes laittaa työjonoon. Tässä korostuu muutama juttu:

  • kaikki näkevät arvon sille, että nähdään mitä töitä tehdään ja missä järjestyksessä
  • jotta töitä voidaan seurata, pitää ne ensinnäkin kirjata jonnekin nähtäväksi
  • mikäli vain osa töistä kirjataan, niin töiden seuraaminen ja hallinta ei ole yhtenäistä. Tällöin näkymästä tulee puutteellinen ja sen hyöty katoaa

Näkisin siis, että mikäli töitä halutaan järjestelmällisesti hallita, kannattaa käyttää työjonoa. Tällöin työjonon kautta tulee hoitaa kaikki työt. Täysin toinen juttu on missä ja millainen työjono oikeastaan on. Työjono kun voi olla esimerkiksi:

  • toimistossa tai hallissa oleva lokerikko, jossa työt on kerrottu paperitulosteilla ja työt tulee tehdä siinä järjestyksessä kun paperit ovat lokerikossa
  • hallin seinässä oleva taulu, johon työt on liimattu post-it lapuilla oikeaan järjestykseen
  • excel-taulukko, jossa näkyvät kaikki työt riveittäin
  • tuotannonsuunnittelun ratkaisu, jossa työjonoa hallitaan digitaalisesti

Eri tilanteisiin käy erilainen työjono riippuen yrityksen tarpeista. Mikäli yrityksessä on vain pari henkeä, on kenties turhaa priorisoida tehtäviä suuremmin, koska kumpikin työntekijä tietää koko ajan yrityksen työtilanteen. Sen sijaan jos työntekijöitä on enemmän, voi yritys saada varsin paljon hyötyä siitä, että tieto liikkuu nopeasti toimiston ja tuotannon välillä. Eli käytännössä työntekijöiden ei tarvitse mennä kyselemään keneltäkään seuraavia töitä, vaan työt näkyvät aina selkeästi jostain. Ja toisinpäin: toimistossa ollaa jatkuvasti tietoisia siitä miten työn alla olevat hommat edistyvät.

Työjonon tärkeimmät asiat

Mikäli käytössä on (tai haluttaisiin käyttää) tuotannonsuunnittelun ratkaisua, niin omasta mielestäni tällöin korostuvat seuraavat asiat:

  1. tehtävien lisääminen työjonoon pitää tapahtua hyvin suoraviivaisesti ja nopeasti
  2. työntekijöiden tulee nähdä juuri heidän työpisteeseensä liittyvät työt selkesti ja helposti
  3. työntekijän tulee pystyä kirjaamaan vähintään työ tehdyksi

Kohdan 3 osalta lähtisin liikkeelle hyvin ”vaatimattomasta” toimintatavasta. Tämä sen vuoksi, että käytäntö on osoittanut, että tuotannonhallinan ratkaisua suunniteltaessa vaatimukset ovat usein katossa. Halutaan seurata kaikkea. Toimintatapojen jalkauttaminen on kuitenkin joskus yllättävän työlästä ja alunperin tehdyt vaatimukset tippuvat kuin keväinen räystäs. Ja pian ollaan siinä tilanteessa, että koko työjono tuntuu liialliselta.

Sen vuoksi suosittelen lähtemään liikkeelle hyvistä perusasioista. Mikäli nämäkin kolme asiaa sujuvat hyvin, niin sen jälkeen voidaan lisätä muita asioita tarpeen mukaan (kuten esim. kerrotaan työn aloittaminen, kuinka paljon ko. työvaiheessa on tehty). Eli liikkeelle helpoista asioista ja jatkossa kehitettään toimintaa askeleittain kun aiempi toiminta on hyvin hallussa.

– Jussi Seppälä (4.6.2021)

Muutamia linkkejä:

Valikko Sulje valikko
Lähetä sähköpostia Soita

Tilaa uutiskirjeemme!

Lähetämme postia kiinnostavista asioista muutamia kertoja vuodessa.

Fikuro Oy