Työkortti eli tuotantotilaus ohjaa tuotantoa

Työkortti eli tuotantotilaus on valmistamisen tai kokoonpanon suunnitelma. Se voi myös kertoa kuinka paljon vaadittavista tuotteista on tähän mennessä valmistettu. Työkortteja ei kuitenkaan käytetä kaikissa yrityksissä tuotannon pohjana.

Myyntitilauksilla hallitaan myyntejä eli mm. mitä on myyty, kenelle, millä hinnalla, koska ja minne tuotteet toimitetaan, paljon toimitettu ja paljonko laskutettu. Tuotantotilauksilla eli työkorteilla sen sijaan hallitaan mitä tuotannossa tehdään. Eli mm. tietoa siitä mitä tehdään, milloin tehdään, miten tehdään, mitä tekeminen vaatii ja kuinka paljon on toistaiseksi on tehty. Työkortteja voidaan tehdä joko myyntitilausten pohjalta (mikäli tuotanto perustuu sovittuihin myynteihin) tai työkortteja voidaan tehdä ”sisäisesti” (jolloin varastoon tehdään työkorttien mukaisesti tuotteita valmiiksi).

Työkortti perustuu rakennetuotteeseen. Näin rakennetuotteella määritelty tuotannon ”resepti” voidaan ottaa pohjaksi ja sen perusteella tehdä suunnitelma (eli työkortti) siitä, kuinka paljon rakennetuotetta tällä kertaa on tarkoitus valmistaa. Asiaa voisi kuvata siten, että rakennetuote kertoo miten yksi rakennetuote valmistetaan ja työkortti kertoo miten valittu määrä tällä kertaa valmistetaan ja milloin tuotteet tulisi olla valmiina. Eli rakennetuote ja työkortti ovat hyvin tiukasti yhteydessä toisiinsa. Työkortin tekeminen rakennetuotteen pohjalta on hyvin helppoa, koska tiedot siirtyvät rakennetuotteelta työkortille. Käytännössä työkortilla on siten hyvin pitkälle samat tiedot kuin rakennetuotteellakin sekä muutama lisäjuttu:

  • valmistettavan tuotteen nimi ja tunniste
  • valmistettava määrä
  • valmistettavan määrän tarvitsemat materiaalit
  • valmistettavan määrän tarvitsemat työvaiheet kestoineen
  • tiedot käytetyistä materiaaleista
  • tiedot paljonko toistaiseksi on valmistettu ja paljonko on tullut hukkaa
  • asiakas ja mahdollisesti työkorttiin liittyvä myyntitilaus
  • valmistus-, työ- ja laatuohjeet
  • kuvat, dokumentit yms.

Vaikka edellä lueteltiin monia asioita, niin aivan kaikkia niitä ei aina tarvitse määritellä. Osa töistä on pieniä ja selkeitä, joten niissä pärjätään hyvin listan ensimmäisen puoliskon tiedoilla. Sen sijaan monimutkaisemmat tuotteet voivat vaatia nuo kaikki tiedot jollain tasolla.

Tavallista on, että järjestelmä osaa automaattisesti laskea tarvittavan materiaalin rakennetuotteen antamien tietojen perusteella juuri kulloisellakin työkortilla määritellylle määrälle. Toki oletusarvoja voidaan silloin tällöin muuttaa. Kenties materiaaleja ei tarvitse ottaa varastosta tällä kertaa kokonaisuudessaan, koska yritykselle on jäänyt ylimäämämateriaalia, jota voidaan hyödyntää. Työvaiheiden oletustyöaikoja voidaan myös muuttaa tarvittaessa.

Työkortin parhaat käytännöt

On helppo sanoa, mitkä ovat työkorttien käytön parhaita käytäntöjä. Yksinkertaisesti ne ovat: käytä työkortteja! Työkortti on tuotannon henkilöille resepti, työohje, jonka perusteella he tietävät mitä pitää tehdä ja miten. Joissain yrityksissä tuotannon työntekijöille annetaan esimerkiksi myyntitilaus työohjeeksi. Sitä ei kuitenkaan ole tehty tuotannon näkökulmasta, minkä vuoksi siinä ei ole niitä tietoja oletuksena, joita tuotannon kaverit tarvitsevat. Työkortti takaa, että kaikki tarvittavat perustiedot on annettu oikein. Työkortin avulla osataan seurata valmistumista selkeällä tavalla. Kun vielä työkortteihin voidaan liittää muistiinpanoja, työohjeita yms. niin se helpottaa ja nopeuttaa tuotantoa paljon. Tuotannon virheet vähenevät kun tiedot ovat selkeästi tarjolla; virheet kun voivat tulla varsin kalliiksi.

Toinen tärkeä huomio työkorteissa on, että niiden pohjalta voidaan tehdä varauksia materiaalivarastoon. Eli kun työkortilla on kerrottu kuinka paljon materiaaleja kuluu, niin tieto saadaan kulkemaan eteenpäin ja tiedetään varata tarvittavat materiaalit käyttöön. Ilman työkorttia materiaalitarvekin olisi hankala hallita.

Työkorttien käyttöönotto

Tuotantoa voidaan ajatella pyramidina, jossa jykevän pohjan muodostavat perustiedot. Niitä ovat mm. materiaalien, osto-osien yms. määrittely kustannus- tai ostohintoineen rekisteriin. Samaan tapaan työvaiheet tulee määritellä. Näiden päälle voidaan rakentaa rakennetuotteet, jotka kuvaavat valmistettavien tuotteiden reseptit. Kun ne ovat kohdallaan, voidaan ottaa käyttöön työkortit tuotannon hallitsemiseksi. Eli suosittelen vahvasti, että ensin perusta kuntoon ja siitä lähdetään kehittämään yrityksen toiminnan tasoa. Mikäli pyramidin alempi taso ei ole kunnossa, niin se heijastuu ylempiin tasoihin heikentävästi.

Kehittäminen ei lopu työkorttitasolle, vaan sen päälle voidaan edelleen lisätä muita työkaluja, jotka tuovat tehokkuutta ja järjestelmällisyyttä toimintaan. Näitä ovat mm. työjono, varastoennuste, tuotannon seuranta yms.

Tietojen järjestelmällinen hallinta tuotannon eri vaiheissa maksaa varmasti itsensä takaisin. Yritys pystyy kehittämään toimintaansa ja tuotantotapoja yms. kun se ensin tietää miten tuotanto toimii. Esimerkiksi miten paljon materiaaleja tietty työ käytti ja millaisia kustannuksia työstä tuli. Ilman työkortteja tuotannon hallinta on vaikeaa.

– Jussi Seppälä (2.6.2021)

Muutamia linkkejä:

Valikko Sulje valikko
Lähetä sähköpostia Soita

Tilaa uutiskirjeemme!

Lähetämme postia kiinnostavista asioista muutamia kertoja vuodessa.

Fikuro Oy