Varastonhallintajärjestelmä tekee yrityksen varastonhallinnasta ja tuotannonohjauksesta helpompaa: se kertoo reaaliaikaisesti, onko varastossa oikea määrä tavaraa sisääntulevien tilausten valmistamista varten, ja auttaa pysymään ajan tasalla myös varaston arvosta.

Silloin, kun yritys valmistaa tuotteita tai jalostaa raaka-aineita, on varaston hallinta tärkeää koko yrityksen toiminnanohjauksen näkökulmasta: jos varasto sakkaa, on valmistaminenkin vaikeaa. 

Varastonhallintaohjelma tai -järjestelmä onkin syytä valita niin, että se on joko osa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmää, tai ainakin helposti integroitavissa yrityksen ERP-järjestelmään. 

Jos olet hankkimassa järjestelmää tuotteita valmistavan pk-yrityksen toiminnanohjaukseen, kannattaa varmistaa, että ohjelmistossa on mukana myös varaston hallinta. Näin on esimerkiksi Fikurossa, joka sisältää sekä toiminnanohjaus- että varastonhallintajärjestelmän.

Oikea varaston hallinta ja järjestelmä riippuu yrityksesi toimialasta. Valmistavassa teollisuudessa toimivalle yritykselle on tärkeintä, että tiedot varaston, myyntitilausten ja varasto-ostojen välillä liikkuvat reaaliaikaisesti. 

Tukkukaupan yritykselle taas voi erillinen WMS- eli warehouse management system -järjestelmä olla toimiva ratkaisu, sillä WMS tarjoaa enemmän ominaisuuksia myyntierien ja jopa yksittäisten tuotteiden seurantaan, hyllytykseen ja keräilyyn.

WMS-ohjelma tai -järjestelmä, eli warehouse management system, on nimenomaan varaston hallintaan ja ohjaamiseen tarkoitettu järjestelmä. WMS-järjestelmä keskittyy siis varastonohjaukseen, eikä ole esimerkiksi ERP:n eli toiminnanohjausjärjestelmän kiinteä osa.

Ilmainen varastonhallinta kiinnostaa monia, etenkin silloin, kun nimikkeitä on vähän. Varastonhallinta excelissä voi olla toimiva vaihtoehto hyvin suppealle varastolle. Kun yritystoiminta kasvaa, voi excelin päivittäminen käydä kuitenkin liian hankalaksi. Silloin kannattaa harkita toiminnanohjaus- tai varastonhallintajärjestelmän hankintaa.

Varastonhallintajärjestelmän käyttöönotto, sen helppous tai vaikeus, riippuu sekä yrityksen tilanteesta että valitusta ohjelmasta. Jos yrityksen prosessit ovat selkeät ja esimerkiksi erillistä inventaariota ei tarvita, voi toiminnanohjaus- ja varastonhallinta ohjelmiston saada käyttöönsä muutamassa päivässä. 

Jos taas varaston ohjaus ja hallinta pitää suunnitella alusta uudelleen, ja esimerkiksi varastopaikkajärjestelmä puuttuu, kannattaa pohjatyöhön varata enemmän aikaa.

FIFO-periaatteen (First In First Out) avulla varmistetaan ettei varastoon jää epähuomiossa vanhaa tavaraa vaan materiaalia käytetään siinä järjestyksessä, kun se on saapunut varastoon.

Näin FIFO toimii Fikurossa:

• Varastosaldo ja -arvo päivittyvät tavaran vastaanotossa tuote-erälle (ostotilauksen vastaanottoriville) annetun eränumeron, eräkohtaisen hinnan ja vastaanottopäivämäärän perusteella.
• Työkortin valmistuskirjauksen yhteydessä kulutetaan aina saapumispäivän mukaisesti vanhinta erää.
• Jos valmistuskirjauksen yhteydessä täytyy kuluttaa materiaalia useammasta kuin yhdestä erästä, Fikuro hoitaa sen automaattisesti.
  Vanhimman erän arvo poistuu varastokirjanpidosta, kun se on kulutettu loppuun.
• Jos vastaanotettua materiaalia tai tuotetta myydään sellaisenaan, myyntitilauksen toimittaminen vähentää varastoa kuten valmistuskirjaus.

Käyttäjät voivat vaihtaa kulutettavan erän eränumeroa, jos valmistuksessa tai myynnissä halutaan poiketa FIFO-periaatteesta – poikkeus voidaan tehdä työkortti- tai myyntitilauskohtaisesti.

On kuitenkin hyvä muistaa, että Fikuro laskee varaston arvon olettaen, että yrityksesi työntekijät todellisuudessa ottavat varastosta materiaaleja FIFO-periaatteen mukaan. Tämän takia suosittelemme tarkastamaan varaston kuukausittain, jotta vanhaa materiaalia ei kerry varastoon.

Myös Fikuron raportointi noudattaa FIFOa – varaston arvo ja varaston muutos lasketaan reaaliajassa verottajan ohjeistuksen mukaan, mikä helpottaa kirjanpitäjän työtä.