Tämä opas kertoo, mitä PK-yrityksen toimitusjohtajan täytyy tietää ja tehdä, jotta järjestelmäprojekti saadaan onnistuneesti maaliin.
Suurin syy sille, että toiminnanohjausjärjestelmää ei hankita yrityksiin, on yrityksen johdossa elävä pelko siitä, että projekti venyy ja vanuu. Oikeanlaisella valmistautumisella toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen ja käyttöönotto voi kuitenkin olla jopa nopea ja helppo projekti, jonka lopputuloksena on aiempaa toimivampi liiketoiminta.
Oppaasta saat käytännölliset ohjeet mm.
- Taustatietojen keräämistä ja tarvekartoitusta varten
- Järjestelmätoimittajan valintaan
- Toimitusjohtajan ja johtoryhmän toimintaan järjestelmän käyttöönottovaiheessa
1. Aluksi: Miten ERP-järjestelmä parantaa yrityksen kannattavuutta ja vahvistaa yrityksen kilpailuetua?
Oikein valittu ja käyttöönotettu toiminnanohjausjärjestelmä auttaa keräämään yrityksen toiminnasta strukturoitua tietoa, jonka avulla myynnin, varaston ja valmistuksen toimintaa voi selkeyttää ja tehostaa.
Tiedon avulla sekä rahan että tavaravirtojen kiertonopeutta voi kasvattaa, ja varmistaa, että vaikkapa valmistuksen kapasiteetti käytetään fiksusti. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä myös tiedonkulku nopeutuu, tuotantoon tai tavarantoimitukseen liittyvien virheiden määrä vähenee, raportointi saadaan reaaliaikaiseksi ja henkilöstön toiminta muuttuu aiempaa systemaattisemmaksi.
Kaikki tämä taas johtaa siihen, että yrityksen toimintavarmuus kasvaa niin, että kasvutavoitteisiin on helpompaa päästä. Toiminnanohjausjärjestelmään kertyvä tieto varmistaa myös sen, että prosesseihin liittyvät tiedot ovat kaikkien asianosaisten saatavilla, eikä esimerkiksi pitkäaikaisen työntekijän eläkkeelle jääminen tai työpaikan vaihto tee suurta lovea yrityksen tietopääomaan.
2. Mitkä ovat toimitusjohtajan tärkeimmät tehtävät ennen ERP-projektin käynnistämistä?
Kun toiminnanohjausjärjestelmää aletaan hankkia, on toimitusjohtajalla yksi selkeä tehtävä: selvittää, mitkä ovat ne organisaation nykyisessä toiminnassa ja arjessa esiintyvät kipupisteet, jotka uudella järjestelmällä halutaan poistaa tai muuttaa.
Onko tärkein ongelma esimerkiksi se, että varaston tilanne on jatkuvasti epäselvä ja edellyttää inventaariota toisensa jälkeen? Tai se, että tuotteiden valmistusprosessin tiedot asuvat ainoastaan paperilla mapissa, tai tehtaanjohtajan pään sisällä? Tai se, että myynti lupaa asiakkaille toimitusaikoja joihin tuotanto ei pysty vastaamaan?
Kun toimitusjohtajalla on selkeä kuva ratkaistavista ongelmista, on oikea järjestelmäkin huomattavasti helpompi löytää.
Dokumentoitu tieto auttaa laittamaan järjestelmien ominaisuuksia tärkeysjärjestykseen, ja järjestelmän valinnan voi perustaa yrityksen aitoihin tarpeisiin.
3. Näin selvität yrityksen pullonkaulat ERP-hankinnan taustaksi
Mistä syystä lähdit ylipäänsä hankkimaan järjestelmää? Mihin ongelmiin tarvitaan kipeimmin ratkaisu?
Haastattele (tai valtuuta joku haastattelemaan) yrityksen eri osastot. Kirjaa esiin nousevat asiat ylös, jotta ne on helpompaa käydä läpi järjestelmätoimittajien kanssa, kun etsitte sopivaa järjestelmää.
4. Järjestelmätoimittajan valinta – mitä huomioida?
Toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan valinnassa pätee kaksi nyrkkisääntöä:
1) Valitse yrityksellesi sellainen järjestelmätoimittaja, jolla on todistetusti kokemusta omalta toimialaltasi.
2 ) Tarkista aina valitsemasi järjestelmätoimittajan referenssit. Paras tapa on pyytää toimittajalta muutaman referenssiasiakkaan yhteystiedot, ja kysyä suoraan heiltä, mikä käyttöönotossaoli hyvää ja millaisiin haasteisiin kannattaa varautua.
5. Toimitusjohtajan rooli ERP-projektin aikana
ERP-projekti vaatii muutosjohtajuutta, ja se onkin toimitusjohtajan ehdottomasti tärkein tehtävä projektin aikana. Koko johtoryhmä, oli se sitten virallinen tai epävirallinen, suuri tai pieni, tulee sitouttaa muutokseen ja projektin edistämiseen.
Kun yrityksen johto suhtautuu positiivisesti ERP:n käyttöönotosta aiheutuviin muutoksiin, myös henkilöstö seuraa todennäköisemmin mukana. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee vaikuttamaan monen työntekijän arkeen ja jokapäiväiseen työhön, joten on todella tärkeää että kaikki ymmärtävät, mihin järjestelmän käytöllä tähdätään.
Vaikka itse toiminnanohjausjärjestelmän käyttö olisikin helppoa ja suoraviivaista, käyttöönotto saattaa tarkoittaa myös suurempia muutoksia yrityksen prosesseihin, esimerkiksi tuotannon järjestämiseen ja vaiheistamiseen. Siksi onkin tärkeää, että nämä muutokset käydään läpi henkilöstön kanssa ja perustellaan huolellisesti. Asiantuntijat ja ammattilaiset kannattaa myös sopivilta osin ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa.
Vinkki: Ohjausryhmä auttaa muutoksen johtamisessa
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tueksi kannattaa perustaa ohjausryhmä. Sen tärkein tehtävä on pysyä jyvällä projektin etenemisestä ja aikataulusta, ja hoitaa siihen liittyvää viestintää kaikkialla yrityksessä.
Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti seuraamaan hankinnan ja käyttöönoton etenemistä,sekä tekemään päätöksiä esimerkiksi projektin aikatauluihin ja mahdollisiin lisäkustannuksiin liittyen.
Kaiken kaikkiaan ohjausryhmän tehtävä on pitää huoli siitä, että projekti pysyy oikealla tiellä – toisinaan kun saatetaan tarvita jokin korjausliike oikealle reitille pääsemiseksi.
6. Toimitusjohtajan tehtävät ERP-projektin aikana
1) Avoin viestintä
- Kerro, miksi toiminnanohjausjärjestelmä hankitaan, ja miten sen on tarkoitus parantaa yrityksen toimintaa
- Perustele muutokset, joita yrityksen toimintaan mahdollisesti tehdään samalla, kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön
- Huolehdi siitä, että kaikkialla organisaatiossa tiedetään, miten projekti etenee
- Varmista, että tieto projektin aikatauluista ja mahdollisista muutoksista kulkee läpi organisaation
2) Resursseista huolehtiminen
- Huolehdi siitä, että jokaisella osastolla on riittävästi aikaa ja kaistaa tutustua toiminnanohjausjärjestelmään ja osallistua siihen liittyviin koulutuksiin
- Varmista, että työntekijät tietävät, mistä he saavat tukea ja apua toiminanohjausjärjestemän käyttöön
7. Miten toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto hoidetaan mahdollisimman sujuvasti?
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto täytyy tietysti suunnitella ja aikatauluttaa niin, että se vaikuttaa yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan mahdollisimman vähän.
Käyttöönottosuunnitelma kannattaa tehdä yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa, ja kummankin osapuolen täytyy sitoutua sekä suunnitelmaan että aikatauluun. Kun eri osastoilla on varattu riittävä määrä aikaa järjestelmän kokeiluun ja opetteluun, ei koko yrityksen toimintaa tarvitse keskeyttää tai sekoittaa käyttöönoton ajaksi.
Kannattaa kuitenkin varautua siihen, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto tulee näkymään yrityksen arjessa tavalla tai toisella.
Jos yrityksen toiminnassa on luontaisia syklejä ja sesonkeja, joiden väliin käyttöönotto tulisi ajoittaa, kannattaa aikataulu ottaa järjestelmätoimittajien kanssa puheeksi mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Näin koko projektin suunnittelu perustuu toivottuun aikatauluun, ja onnistumisen mahdollisuudet paranevat huimasti.
8. Toimitusjohtajan tehtävät ERP-projektin käyttöönoton aikana ja sen jälkeen
- Varmista, että kaikkialla yrityksessä on käytettävissään aikaa järjestelmän testaukseen silloin, kun järjestelmätoimittajan kanssa on sovittu
- Varmista, että kaikki asianosaiset pystyvät osallistumaan järjestelmätoimittajan järjestämiin koulutuksiin
- Varmista, että järjestelmätoimittajan tarjoamat tukipalvelut ovat kaikkien asianosaisten tiedossa
- Pyydä etenkin käyttöönoton alkuvaiheessa kokemuksia järjestelmän käytöstä, ja peilaa niitä toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan alkuperäisiin tavoitteisiin
