Miksi projektin kate sulaa ja miten estät sen – Opas valmistavalle teollisuudelle

Voit myydä konepajasi täyteen töitä, mutta jos projektien jälkilaskenta pettää, saatat projekti jäädä pahimmassa tapauksessa jopa miinukselle.

Monessa yrityksessä projektin kannattavuus on "musta laatikko": tiedämme myyntihinnan ja toivomme, että kulujen jälkeen viivan alle jää jotain. Hajanainen tieto ja sen puuttuminen aiheuttaa viivästyksiä ja syö katetta.
Tässä artikkelissa avaamme projektikatteen anatomian: miten se lasketaan oikein, mihin se yleensä katoaa ja miten estät katteen sulamisen.

Haluatko säästää aikaa? Siirry sinua kiinnostavaan kohtaan sisällysluettelon avulla!

Miten projektin kate oikeasti lasketaan?

Ennen kuin korjaamme vuodot, kerrataan perusteet. Valmistavassa teollisuudessa projektin kate lasketaan yksinkertaistetusti näin:

Myyntikate = Myyntihinta - (Materiaalit + Suora työ + Alihankinta)

Esimerkki myyntikatteen laskemisesta:

Myyntihinta: 10 000 €
Materiaalit: -3 000 €
Työ (100 h x 40 €): - 4 000 €
Alihankinta: - 1 000 €
Myyntikate: 2 000 € (20 %)

Mitä tapahtuu, jos työtunteja meneekin 120h? Kate putoaa heti 1 200 euroon eli 12 % prosenttiin. Siksi seuranta on kriittistä.

Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta käytännössä yhtälö pettää kahdesta kohdasta:

1. Työ: Arvioimme työn keston väärin ja liian optimistisesti. Tämä saattaa näyttää hyvältä tarjouksessa mutta projektin valmistuttua projektin todelliset työkustannukset vaikuttavat suoraan katteeseen.
   Arvioi työmäärä realistisesti ja aikaisempien projektien perusteella. Kun projektinhallintajärjestelmä näyttää aikaisempiin projekteihin käytetyn työajan, voit arvioida tulevien projektien työajan perustuen faktoihin.

2. Materiaalit: Materiaalihukka, hinnannousut ja varmuuden vuoksi tehdyt ostot vaikuttavat negatiivisesti katteeseen. Varaamalla projektiin käytettävät materiaalit ajoissa varmistat, että työn alettua materiaalit löytyvät varastosta. Hyvällä projektinhallintajärjestelmällä voit tehdä ostotilauksen suoraan projektille, jolloin tiedot pysyvät ajantasalla ja projektin todelliset kustannukset ovat selkeästi nähtävissä.

Kun tunnit ja materiaalit kirjataan suoraan työvaiheille, nähdään reaaliajassa, kun projektinhallinta muuttuu euroiksi. Ilman tätä dataa lasket katteen luultavasti väärin.

5 syytä, miksi kate sulaa matkalla

1. Sokea tarjouslaskenta vs. totuus

Tarjousvaiheessa myynti arvioi: "Tähän menee 100 tuntia ja 5000 € materiaaleja". Jos jälkilaskentaa ei tehdä tai se tehdään vasta kuukausien päästä, seuraava tarjous tehdään samalla virheellisellä "mututuntumalla".

• Korjaus: Ota käyttöön reaaliaikainen jälkilaskenta. Vertaa jokaista valmistunutta projektia alkuperäiseen tarjoukseen. Oliko kate tavoitteessa? Jos työvaihe ylitti arvion, korjaa seuraavan tarjouksen hintaa.

  Seuraa projektin kuluja sen edetessä ja tee tarvittavia toimenpiteitä ajoissa jo ennen projektin valmistumista. Näin voit vielä vaikuttaa projektin katteeseen ja varmistaa projektin voitollisuus.

2. Materiaalit, joita ei varata

Yleinen katesyöppö on materiaalihukka. Ostetaan terästä projektiin A, mutta se käytetäänkin kiireessä projektiin B ilman kirjausta. Kun projekti A alkaa, tavaraa ei olekaan, ja joudutaan tekemään kallis pikahankinta.

• Korjaus: Materiaalivaraukset on tehtävä järjestelmään heti. Fikurossa projektinhallinta keskustelee suoraan varaston kanssa. Kun varaat materiaalit projektille, ne poistuvat vapaasta saldosta, eikä niitä voi käyttää vahingossa muualle. Mikäli materiaalia ei löydy varastosta, voit tehdä ostotilauksen suoraan projektille. Näin projektin kulut pysyvät ajantasalla ja varmistut siitä, että saapuvat materiaalit ovat projektin käytössä ajallaan.

3. Laskuttamaton lisätyö

Lisätöitä saattaa projektista riippuen tulla puhelimitse, sähköpostilla tai vaikka asiakastapaamisten seurauksena. Tämä on täysin ymmärrettävää mutta tärkeää on, että lisätyöt kirjataan systemaattisesti projektille. Jos keskustelut eivät siirry projekteille, jäävät ne helposti laskuttamatta. Pienet purot syövät katteen tehokkaasti.

• Korjaus: Kaikki muutokset on vietävä projektille heti. Kun käytössä on tehokas projektinhallintajärjestelmä, on tietojen vieminen helppoa vaikka puhelimella asiakastapaamisessa. Projekti on kokonaisuus, joka sitoo raaka-aineita ja työtunteja yhteen paikkaan, lisätyöt eivät saa unohtua muistivihkoon tai sähköpostikeskusteluihin.

4. Tyhjäkäynti ja odottelu

Kalleinta on työntekijä, joka odottaa materiaaleja tai ohjeita. Jos tuotannon työjono ei ole selkeä, työntekijät käyttävät aikaa selvittelyyn ja odottamiseen. Tämä aika on suoraan pois projektin katteesta. Projektin kesto venyy ja kustannukset kasvavat. Työaika on kallista ja se tulee ottaa huomioon projektin kustannuksissa.

• Korjaus: Tuo projektinhallinta tuotannon työpisteille. Fikurossa työjono on selkeä ja järjestelmä ilmoittaa, mikä työ aloitetaan, valmistuu projekti ajallaan ja kate pysyy toivotun laisena. Varmista, että tarvittavat dokumentit ovat tuotannon saatavilla helposti ja ajallaan. Hyvän projektinhallintatyökalun avulla työntekijät tietävät mitä tehdään, miten ja milloin.

5. Kustannusten toteaminen jälkikäteen

Perinteisesti ensin projekti suunnitellaan ja asiakas hyväksyy tehdyn tarjouksen. Projekti suoritetaan loppuun ilman seurantaa. Projektin laskutettavat elementit kuten työt ja materiaalit kerätään yhteen useammasta paikasta. Kun käytössä ei ole toimivaa järjestelmää on riski, että jotain jää laskuttamatta. Kun lasku viimein on muodostettu, huomataan projektin olevan tappiollinen. Silloin on liian myöhäistä.

• Korjaus: Siirry ennakoivaan seurantaan. Reaaliaikainen jälkilaskenta paljastaa totuuden työn edetessä. Jos näet, että 50 % budjetista on käytetty, mutta projekti on vasta 20 % valmis, ehdit vielä reagoida ja neuvotella. Fikurolla hoidat jälkilaskennan ja projektin kustannusten seurannan kätevästi ja reaaliajassa.

Lue myös oppaamme projektinhallinnasta ja miksi se ylipäätään on tärkeää

Yhteenveto: Miten pidät katteen kunnossa?

Projektin kannattavuus ei ole tuuria, se on tarkkaa seurantaa. Valmistavassa teollisuudessa on tiedettävä tarkasti, millä hinnalla ja mistä materiaaleista tuote valmistetaan.

Tarvitset projektinhallintajärjestelmän, jonka avulla:

• Varaat materiaalit ja varmistat, että työn alkaessa tarvittavat materiaalit ovat käytettävissä.

• Työtunnit ovat helposti kirjattavissa millä tahansa laitteella. Näin varmistat, että tunnit kirjataan oikein.

• Jälkilaskenta onnistuu helposti ja näet reaaliajassa projektin katteen ja voit verrata toteutuneista kustannuksia budjettiin.

Usein kysyttyä projektin katelaskennasta

Miten projektin kate lasketaan valmistavassa teollisuudessa?

Yksinkertaisimmillaan projektin kate on myyntihinta miinus suorat kustannukset. Valmistavassa teollisuudessa pelkkä myyntihinnan ja ostolaskujen erotus ei kuitenkaan riitä. Oikea katelaskenta vaatii tiedon siitä, millä hinnalla ja mistä materiaaleista tuote on valmistettu, sekä paljonko työtunteja siihen kului. Tarkka laskenta edellyttää, että kaikki projektille kriittiset toiminnot löytyvät yhdestä ohjelmasta.

Miksi projektin jälkilaskenta eroaa usein tarjouslaskennasta?

Ero johtuu yleensä siitä, että tieto on hajallaan. Jos toteutuneet tunnit ovat paperilapuilla tai eri järjestelmässä, materiaalivarauksia ole tehty oikein ja ostotilauksia ei ole kohdistettu projektille, projektipäällikkö johtaa projektia sokeasti. Yleinen virhe on myös se, että projektin toteutuneita kustannuksia tarkastellaan vasta projektin päätyttyä, jolloin poikkeamiin ei ehditä reagoida.

Miten reaaliaikainen seuranta parantaa projektin kannattavuutta?

Reaaliaikainen seuranta poistaa arvailun. Kun tunnit ja materiaalit kirjataan suoraan työvaiheille, näet kun projektinhallinta muuttuu euroiksi. Voit verrata toteumaa budjettiin työn edetessä: paljonko budjetista on käytetty ja onko kate edelleen tavoitteessa. Tämä mahdollistaa reagoinnin kustannusten nousuun jo aikaisessa vaiheessa, eikä vasta kun projekti on valmis.

Miksi materiaalivaraukset ovat kriittisiä katteen kannalta? 

Jos materiaaleja ei varata projektille, hyllyssä ei välttämättä ole tarvittavaa tavaraa tai se on varattu toiselle projektille. Tämä johtaa tuotannon pysähtymiseen ja kalliisiin, katetta syöviin pikahankintoihin. Kun materiaalit varataan järjestelmässä, varmistutaan siitä, että tuotanto käynnistyy suunnitelman mukaisesti ja materiaalikustannukset kohdistuvat oikealle projektille.

Miten saan projektin kulut ja laskutuksen samaan näkymään?

Tehokkaassa projektinhallinnassa on tärkeää, että kaikki toiminnot ovat yhdessä ohjelmassa. Fikurossa projektinhallinta keskustelee suoraan varaston ja tuotannon kanssa. Tämä varmistaa sen, että lisätyöt tai muutokset eivät jää laskuttamatta, ja varmistaa projektin valmistumisen budjetissa.

Fikuro on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen

 Se on moderni, selainpohjainen ratkaisu, joka tuo jälkilaskennan ja tuotannonohjauksen yhteen ilman raskaita IT-projekteja.

Haluatko lopettaa katteen arvailun?

Varaa ilmainen Fikuron esittely. Autamme sinua mielellämme,